Jenis Dokumen yang Dikelola
Sistem E-OFFICE PMI Pekanbaru mengelola berbagai jenis dokumen administratif yang mendukung operasional organisasi kemanusiaan. Semua dokumen diproses secara digital untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi.
Surat Masuk
Pengelolaan surat masuk dari berbagai instansi, organisasi mitra, dan stakeholder eksternal.
- Registrasi otomatis
- Klasifikasi berdasarkan prioritas
- Tracking status pemrosesan
- Arsip digital terintegrasi
Surat Keluar
Pemrosesan dan pengiriman surat keluar kepada berbagai pihak eksternal dan internal.
- Template surat standar
- Approval workflow
- Digital signature
- Log pengiriman
Memo Internal
Komunikasi internal antar divisi dan unit kerja dalam organisasi PMI Pekanbaru.
- Distribusi multi-divisi
- Read receipt tracking
- Kategorisasi topik
- Archive otomatis
Disposisi Digital
Sistem disposisi elektronik untuk penugasan dan tindak lanjut dokumen.
- Assignment tracking
- Deadline monitoring
- Progress reporting
- Escalation alerts
Alur Proses Dokumen
Setiap dokumen dalam sistem E-OFFICE mengikuti alur proses yang terstandarisasi untuk memastikan efisiensi dan akuntabilitas.
Penerimaan
Dokumen diterima dan diregistrasi dalam sistem dengan nomor unik
Klasifikasi
Penentuan kategori, prioritas, dan penanggungjawab dokumen
Distribusi
Penyampaian dokumen kepada pihak yang berwenang untuk pemrosesan
Pemrosesan
Penanganan dokumen sesuai dengan SOP dan kebijakan organisasi
Arsip
Penyimpanan digital dokumen dalam database terstruktur
Template Dokumen
Tersedia berbagai template dokumen standar yang dapat diunduh dan digunakan untuk keperluan administratif PMI Pekanbaru. Template ini telah disesuaikan dengan format dan standar organisasi.